Folyamatosan bővülő EMC elfogadóhelyek

-          Hervis – a szerződést 2012.08.06-án aláírták, jelenleg folyik a POS-terminálok bekapcsolásának előkészítése, a bekapcsolás várhatóan 08.21-ig megtörténik;

-          Dockyard ruházati lánc – a megállapodás megvan, jelenleg a szerződés egyeztetése folyik, várható aláírás a 33. héten, bekapcsolás várhatóan 08.30-ig megtörténik;

-          McDonalds – a megállapodás megvan, jelenleg a szerződés egyeztetése és a franchise partnerek szándékának a felmérése zajlik, várható indulás szeptember eleje.

A fentieken túl a Szolgáltató a HUMANIC, az Intersport, a Deichmann, a Pirex, az Office Depot, a Spar csoport, a Reál, a Lidl, a Danubius Hotels és a Hunguest Hotels láncokkal tárgyal, valamint a katonai szervezetek által kért papír és írószer boltok látogatása és szerződtetése is folyamatban van.

          Az EMC kártyán biztosított iskolakezdési támogatás felhasználhatóságát 2013. december 31-ig biztosítja a Szolgáltató. Ettől függetlenül egyes elfogadóhelyek esetében előfordulhat, hogy az Szja tv. rendelkezéseinek eltérő értelmezése miatt az iskolakezdési támogatás felhasználását csak 2012. október 31-ig teszik lehetővé.

Az EMC kártyán biztosított juttatások kezelése 2012. augusztus 14-től kezdődően az SAP-rendszerben történik. A rendszer részletes leírása a HRMS-Bér tájékoztatóban „EMC referensi tájékoztató” cím alatt található meg. A szeptember hónapra vonatkozó - augusztusban esedékes – megrendelések már az SAP-rendszerből előállított excel táblázatnak a Szolgáltató e-mail címére történő megküldésével történnek, azzal, hogy az új kártya megrendelések esetén a hivatkozott táblázatot tartalmazó munkalapot az új kártya megrendelésekre vonatkozó külön munkalappal ki kell egészíteni.

Az EMC kártyára történő juttatások nyilvántartására szolgáló infótípusok az „Univerzális kártya adatok” (IT 9103) és a „Természetbeni juttatások” infótípus (IT 9104). Az „Univerzális kártya adatok” (IT 9103) elérhetőek mind a személyügyi, mind a pénzügyi referensi jogosultsággal (megtalálható a „Személyi alapadatok” és a „Pénzügyi referens” fülek alatt). A „Természetbeni juttatások” infótípus (IT 9104) a „Pénzügyi referens” fül alól indítható el.

Az „Univerzális kártya adatok” (IT 9103) infótípuson az EMC kártya és a társkártyák adatait kell rögzíteni. A személyügyi referensek az infótípushoz való hozzáférést azért kapták, hogy a „Természetbeni juttatásban részesül”, illetve a „Nem jogosult étkezési térítésre” jelzőket szükség esetén beállíthassák. A jelzők beállítása esetén az adott időszakban nem történik „Étkezési utalvány” megrendelés az EMC kártyára. A főkártyára és a társkártyákra vonatkozó többi adatot a pénzügyi referensek rögzítik.

A „Természetbeni juttatások” infótípusnak (IT 9104) jelenleg négy altípusa van: az étkezési utalvány (EMCK), a kormánytisztviselők cafetéria terhére adott étkezési utalvány (CAET), az iskolakezdési utalvány (ISKK), és a kormánytisztviselők cafetéria terhére adott iskolakezdési utalvány (CAIS). A megfelelő altípus kiválasztása és az érvényességi dátum (ami jellemzően a következő hónap első napja) megadása után rögzíteni kell az altípusra jellemző adatokat, melyek az étkezési utalványok esetén (EMCK és CAET) a jogcím és az összeg, míg az iskolakezdési támogatások esetén (ISKK és CAIS) a gyerek-kapcsolat is. A megrendelés után az átadás dátuma mező minden altípus esetén kitöltődik.

A HM KPH IAJI az eddigi EMC megrendelések adatainak a feldolgozását és a HM KGIR+ HMP éles humán és pénzügyi rendszerbe való betöltését elvégezte. A jelenleg még folyamatban lévő megrendelések (a szolgáltató által visszaadott adatállományban még nem szereplő tételek) rögzítése – megrendelés futtatásával, adatok kiexportálása nélkül – szintén a KGIR+ rendszerben kell, hogy történjen.

Az EMC kártyára történő kifizetések KGIR+ rendszerbeli nyilvántartásának „éles” indulásával kapcsolatos hibák és eltérések a következő módon kezelendők:

A szolgáltató által közölt már megrendelt és a kártyákra 2012. 08. 13-ig feltöltött összegek vannak a KGIR+ rendszerbe központilag betöltve és megrendelt állapotba hozva. A betöltésre került és a ténylegesen megrendelt tétellisták között eltérés jelentkezhet. Ilyen esetben a hiányzó tételeket augusztusi esedékességgel fel kell vinni a 9104-es infótípusra és – a segédprogramot az adott személy(ek)re paraméterezve – meg kell rendelni őket, de a megrendelési állományt nem szabad exportálni a rendszerből. Az augusztus hónap utáni időszakban az adott hónap tételeinek módosítása és karbantartása már nem lesz lehetséges.

2.      Az előbbiekben részletezettek szerint kell eljárni az iskolakezdési támogatással kapcsolatban is. Ennek bejegyzése központilag nem lehetséges, mivel a leadott megrendelések nem tartalmazzák a gyermekekre vonatkozó adatokat, így minden már megrendelt tételt augusztusra kell felvinni és megrendeléskor exportálás nélkül kell kezelni. A még meg nem rendelt tételeket szeptemberi dátummal kell rögzíteni, így ezek a hó végi megrendelés során feldolgozásra kerülnek.

Az új kártyák megrendelésének menete:

Az új belépőknek, illetve az eddig kártyával nem rendelkezőknek először kártyát kell rendelni. Miután a Szolgáltató a kártyát elkészítette és a megrendelőnek megküldte, lehet az ezekre a személyekre vonatkozó rendelést leadni a Szolgáltatónak. A megérkezett kártya adatait az „Univerzális kártya adatok” (IT 9103) infótípusra kell rögzíteni. A kártyaadatok megérkezését követően a dolgozó részére addig járó teljes összeget a „Természetbeni juttatások” infótípusra (IT 9104) kell rögzíteni, ezután a megrendelés a korábbiakban már ismertetett módon történik.

A megrendelési adatok SAP-rendszerből történő exportálása révén a hibás megrendelések száma várhatóan csökkenni fog, ennek azonban feltétele, hogy az SAP-rendszerből exportált adatok ne kerüljenek módosításra.

A tételek megrendelése végleges, a megrendelt tételek nem módosíthatók, ezért szükséges, hogy a megrendelést a referensek nagy körültekintéssel végezzék, melyben segítséget nyújt az egyeztető/megrendelő listakészítő program listázó része. A program alkalmazásával megrendelt tételek számfejtésre és könyvelésre kerülnek, ezért különösen fontos, hogy a megrendelés futtatása előtt a megrendelendő tételek minden esetben ellenőrzésre kerüljenek.

A HM KPH főigazgató-helyettes arról is tájékoztat, hogy a hivatásos és szerződéses katonák, valamint a közalkalmazottak étkezési utalvánnyal való ellátásáról szóló 14/2012. (VII.30) HM rendelet 5.§ (5) bekezdése szerinti – az elektronikus utalványkártyával kapcsolatos – tájékoztatók a HM KPH által 405-67/2012, 405-101/2012, 405-107/2012 és 405-177/2012 nyt. számon körlevél formában kerültek kiadásra.